Die richtige Verwaltersuche

Hausverwalter ist nicht gleich Hausverwalter - IVD rät zu Profis

Eigentumswohnungen erfreuen sich bei Selbstnutzern und Kapitalanlegern zunehmender Beliebtheit. Kaufinteressenten lassen sich jedoch oftmals vom vermeintlichen Verwaltungsaufwand abschrecken, den sie nach Erwerb einer Immobilie befürchten. Das ist ein Irrglaube. Denn Wohnungseigentümergemeinschaften können auf einen Verwalter für das Gemeinschaftseigentum zurückgreifen. Dessen Bestellung durch die Wohnungseigentümergemeinschaft (WEG) schreibt der Gesetzgeber im Wohnungseigentumsgesetz zwingend vor. „Während sich der Kapitalanleger über die Mieteinnahmen freuen darf, nimmt ihm der Hausverwalter die kaufmännische und technische Verwaltung ab“.

Im Zuge der Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums besorgt der WEG-Verwalter sämtliche zum Betrieb der Immobilie nötigen Geschäfte. So hat er sich um Versicherungsschutz, Wartungsverträge, Energieeinkauf und Hausmeisterpersonal zu kümmern. Dazu ist er berechtigt, die von der Eigentümerversammlung im Haushaltsplan beschlossenen Wohngelder bei den Eigentümern einzuziehen, um die Kosten der Bewirtschaftung zu decken. Entsprechend seinem Treuhandauftrag für die Eigentümer hat er die Jahresabrechnung zur erstellen und die jährliche Eigentümerversammlung zu organisieren. 

Da der WEG–Verwalter die Eigentümergemeinschaft gegenüber Ämtern, Behörden oder Dritten vertritt, wird er gesetzlich bestellt. Diese Bestellung erfolgt durch einfachen Mehrheitsbeschluss der Wohnungseigentümer und ist im Grundbuch zu hinterlegen. Nach § 26 des Wohnungseigentumsgesetzes (WEG) darf der Verwalter höchstens für fünf Jahre eingesetzt werden, danach endet die Bestellung automatisch. 

Verwalter müssen heutzutage kunden- und serviceorientiert sein

Eine besondere berufliche Qualifikation ist zwar nicht vorgeschrieben, doch unter Beachtung der immensen Vertrauensstellung und dem anvertrauten Vermögen sollten Eigentümer bei der Verwalterauswahl neben Professionalität eine einschlägige Berufserfahrung und ein ständige Fortbildung aus dem Bereich der Immobilienwirtschaft verlangen. Unverzichtbar ist der Nachweis einer Vermögensschadens-Haftpflichtversicherung. Denn nur diese bietet Gewähr für den Ersatz von Schäden durch fehlerhaftes Handeln. Deshalb verlangen die Berufsverbände den Versicherungsnachweis im Zuge der Mitgliedsaufnahmeprüfung. Zur Auswahl eines Verwalters betont Schick: „Technisches Wissen des Verwalters ist von Vorteil, ein kunden- und serviceorientiertes Auftreten heutzutage dagegen ein absolutes Muss. Kaufmännische und juristische Fachkenntnis können Sie erwarten.“  

Nicht zu den Aufgaben des WEG-Verwalters zählt die Betreuung der Mieter, das Mietinkasso oder gar die Suche und Auswahl neuer Mieter. Diese Aufgaben fallen nicht unter die Verwaltung des gemeinschaftlichen Eigentums. Sie werden zur so genannten Miet- oder Sondereigentumsverwaltung gezählt. Im Gegensatz zur WEG–Verwaltung, die im Wohnungseigentumsgesetz ausführlich geregelt, ist bestimmen sich die Aufgaben des Mietverwalters allein aus seinem Vertrag mit dem Haus- oder Wohnungseigentümer. In der Regel wird vom Mietverwalter eine umfassende Betreuung des Miethauses und insbesondere die Betreuung der Mieter betrieben. Auch hier gilt es, die monatlichen Beträge einzufordern und darüber abzurechnen. 

„Außerdem ist der Verwalter nicht nur der erste Ansprechpartner für alle Mieter und Eigentümer, sondern auch für alle externen Dienstleister. Hinsichtlich der technischen Betreuung gleichen sich die Aufgaben des WEG- und des Mietverwalters, da der Betrieb der Gebäude ähnliche Anforderungen stellt“, so Schick.

Bei Instandhaltung und Instandsetzung ist es Aufgabe eines jeden Verwalters, den Zustand der Gebäude zu beobachten und den Eigentümern rechtzeitig fundierte Vorschläge zur Beseitigung von Mängeln zu unterbreiten. Dabei gewinnt die Einsparung von Betriebskosten genauso an Bedeutung wie die vorausschauende Instandhaltungsplanung. Diese Dienstleistungen setzten eine professionelle Arbeit voraus. Neben Erreichbarkeit, Dienstleistungs- und Kundenorientierung sowie territorialer Nähe des Verwaltungsunternehmens zur Eigentümergemeinschaft gewinnt die aktive Betreuung des Immobilienvermögens zunehmend an Bedeutung. Die häufig rein passive Reaktion auf Veränderungen, wie sie insbesondere von den zahlreichen nebenberuflichen Verwaltern betrieben wird, verschenkt Geld der Eigentümer. Einsparungen der Betriebskosten und kostenbewusste Instandhaltung erfordern vorausschauende und kontinuierliche Planung und Bearbeitung. Hierzu zählt auch die Marktbeobachtung bzw. Mitarbeit an Preisspiegeln, Mietspiegeln oder Betriebskostendatenbanken, wie sie durch die Mitgliedsbetriebe des Branchenverbandes, dem IVD, geleistet wird.

Laufende Fortbildung zu den sich ändernden Rahmenbedingungen ist gerade in Zeiten knapper Kassen zwingend notwendig. Deshalb liegt es im Interesse aller Wohnungs- und Hauseigentümer, wenn sich der Hausverwalter regelmäßig fort- und weiterbildet. Eine Möglichkeit dazu bietet der IVD sowie dessen Bildungseinrichtung. Aber auch für Eigentümer und Beiräte sind aktuelle Informationen interessant.

Den billigsten Verwalter ohne Prüfung seines Leistungspotenzials auszuwählen kommt Eigentümergemeinschaften oft teuer zu stehen.